Claves del cumplimiento del nuevo sistema de fichajes
Desde mayo de 2019, todas las empresas en España deben registrar digitalmente la jornada laboral de sus empleados. Las claves del cumplimiento del nuevo sistema de fichajes busca garantizar la transparencia, proteger los derechos laborales y facilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo.
¿Qué exige la ley sobre el cumplimiento del sistema de fichajes?
La normativa vigente establece que:
- Registro digital diario: todas las empresas deben registrar electrónicamente la jornada laboral diaria de cada trabajador.
- Accesibilidad remota: los registros deben ser accesibles para los empleados y para la Inspección de Trabajo en cualquier momento.
- Conservación de datos: los registros deben conservarse durante un mínimo de cuatro años.
Es importante destacar que el uso de sistemas biométricos, como la huella dactilar o el reconocimiento facial, está prohibido para el registro de jornada laboral debido a la normativa de protección de datos personales.
Problemas comunes al implementar el sistema de fichajes
Algunas dificultades que enfrentan las empresas al adaptar el nuevo sistema incluyen:
- Resistencia al cambio: empleados acostumbrados a métodos tradicionales pueden mostrar reticencia.
- Falta de formación: ausencia de capacitación adecuada en el uso de nuevas herramientas digitales.
- Problemas técnicos: dificultades en la integración del sistema con otros software empresariales.
- Cumplimiento legal: riesgo de no cumplir con los requisitos legales si no se elige una solución adecuada.
¿Cómo elegir una solución tecnológica adecuada?
Al seleccionar una herramienta para el registro de jornada, considera lo siguiente:
- Cumplimiento legal: asegúrate de que la herramienta cumpla con la normativa vigente.
- Facilidad de uso: la interfaz debe ser intuitiva para facilitar su adopción por parte de todos los empleados.
- Compatibilidad: debe integrarse fácilmente con otros sistemas que utilices, como contabilidad o recursos humanos.
- Soporte técnico: es importante contar con asistencia en caso de problemas o dudas.
- Escalabilidad: la herramienta debe adaptarse al crecimiento de tu empresa.
Existen diversas aplicaciones y plataformas en línea que ofrecen soluciones de registro de jornada digital.
En Sisenred tenemos las opciones que se adaptan a las necesidades de tu empresa.
Plazos de adaptación del sistema de fichajes
Las empresas tienen hasta el 31 de diciembre de 2025 para adaptar sus sistemas de registro de jornada a la normativa vigente. Es recomendable iniciar el proceso de adaptación lo antes posible para evitar contratiempos y garantizar el cumplimiento legal.
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de la normativa puede acarrear sanciones económicas. Las multas varían según la gravedad de la infracción:
- Leves: de 60 € a 625 €.
- Graves: de 625 € a 6.250 €.
- Muy graves: de 6.251 € a 187.515 €
Además, la Inspección de Trabajo incrementó las sanciones en un 8,78% en 2024, alcanzando los 20,19 millones de euros por infracciones relacionadas con el registro de jornada y horas extra no remuneradas.
Buenas prácticas para una implementación exitosa
Para asegurar una transición efectiva al nuevo sistema de fichajes, considera las siguientes recomendaciones:
- Comunicación clara: informa a todos los empleados sobre los cambios y la importancia del nuevo sistema.
- Capacitación: ofrece formación adecuada en el uso de la nueva herramienta.
- Pruebas piloto: realiza pruebas antes de la implementación completa para identificar y resolver posibles problemas.
- Soporte continuo: brinda asistencia técnica durante y después de la implementación.
- Revisión periódica: evalúa regularmente el funcionamiento del sistema y realiza ajustes si es necesario.
¿Cómo puede ayudarte SISENRED?
SISENRED ofrece asesoría integral para la implementación y uso de claves del cumplimiento del nuevo sistema de fichajes en el registro de jornada laboral. Podemos ayudarte a:
- Evaluar tus necesidades: analizamos las características de tu empresa para recomendar la solución más adecuada.
- Seleccionar la herramienta adecuada: te ayudamos a elegir la aplicación o plataforma que mejor se adapte a tus requerimientos.
- Implementar el sistema: te asistimos en la integración del sistema con tus procesos existentes.
- Formar a tu equipo: ofrecemos capacitación para que todos los empleados puedan utilizar el sistema eficazmente.
- Brindar soporte continuo: estamos disponibles para resolver cualquier incidencia o duda que surja.
Con el apoyo de SISENRED, puedes garantizar el cumplimiento de la normativa, mejorar la eficiencia operativa y evitar sanciones.
Si necesitas más información o asistencia personalizada, no dudes en contactar con SISENRED. Estamos aquí para ayudarte a digitalizar tu negocio de manera eficiente y conforme a la ley.